Datenschutzerklärung

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist Schöning Gebäudetechnik, Inhaber Dennis Schöning, Waldstraße 1B, 03130 Felixsee, Deutschland, E-Mail: info@schoening-gebaeudetechnik.de.

Soweit auf dieser Website auf Leistungen, Kundenkonten oder Dokumente der jeweils anderen Schöning-Website verwiesen wird, erfolgt die Datenverarbeitung durch denselben Inhaber als einheitlich Verantwortlichen, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes angegeben ist.

Schöning Gebäudetechnik und Schöning Gebäudeenergie werden als getrennte Anwendungen mit getrennten Datenbanken und getrennten Anmeldungen betrieben. Ein Link zur jeweils anderen Website führt ausschließlich auf deren öffentliche Startseite. Dabei werden keine Login-, Sitzungs-, Identitäts- oder Organisationsdaten übertragen.

Weitere Daten werden nicht pauschal synchronisiert, sondern nur für eine konkret aufgerufene Funktion übertragen. Dazu können ein für ein Gebäudetechnikprojekt ausgewählter Energieausweis-Datensatz sowie eine finalisierte Energieausweis-Rechnung einschließlich Rechnungsdaten und PDF für die Buchhaltung gehören. Entwürfe, sonstige Dokumente und Zahlungszugangsdaten werden dadurch nicht automatisch übertragen. Es besteht kein direkter Zugriff einer Anwendung auf die Datenbank der anderen. Übertragungen werden verschlüsselt, signiert, gegen Wiederholung geschützt und protokolliert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Übermittlung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder eines Vertrags erforderlich ist, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzlich erforderliche Rechnungs- und Buchhaltungsverarbeitung sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die sichere Kontozuordnung und den sicheren Betrieb der getrennten Anwendungen.

Eine Angebotsanfrage ist auch ohne Kundenkonto möglich. In diesem Fall verarbeiten wir die im Anfrageformular angegebenen Daten ausschließlich zur Bearbeitung der Anfrage, zur Angebotserstellung, zur Kommunikation und zur Dokumentation vorvertraglicher Maßnahmen.

Beim Aufruf der Website werden automatisch technische Zugriffsdaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL, übertragene Datenmenge und Serverstatus. Die Verarbeitung dient der technischen Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit der Website. Die konkrete Speicherdauer richtet sich nach der dokumentierten Konfiguration der Hosting- und Plattformumgebung und wird regelmäßig überprüft. Bei einem konkreten Sicherheitsvorfall können relevante Protokolle bis zu dessen Klärung zweckgebunden gesichert werden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt im sicheren und funktionsfähigen Betrieb der Website.

Die Websites werden bei netcup GmbH gehostet. netcup verarbeitet technische Daten, Serverdaten, Website-Daten, Formularinhalte, Uploads und gegebenenfalls Kundenkontodaten in unserem Auftrag. Mit netcup besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Wenn Sie Kontakt aufnehmen oder ein Angebot anfragen, verarbeiten wir insbesondere Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Objektadresse, Leistungswunsch, Gebäudedaten, Fotos, Pläne, vorhandene Anlagendaten, Verbrauchsdaten, Mitteilungen, hochgeladene Unterlagen und Kommunikationsverlauf.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder eines Vertrags erforderlich ist. Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Bearbeitung und Dokumentation von Anfragen.

Beschäftigte können die FeldApp zur Baustellen- und Belegdokumentation verwenden. Die Texterkennung eines Belegscans erfolgt mit Apple Vision lokal auf dem Endgerät; OCR-Rohtext wird nicht an den Server übertragen. Erst der bestätigte strukturierte Entwurf und das erzeugte PDF werden verschlüsselt in den Bereich „Belege zu prüfen" übertragen. Fotos werden ohne EXIF-/Standortmetadaten und Videos nach lokaler Metadatenbereinigung hochgeladen.

Ein Online-Wetterabruf erfolgt nur nach einer ausdrücklichen Einzelbestätigung in der App. Hierbei erhält der Apple-Geocoding-Dienst die eingegebene Baustellenadresse. Open-Meteo erhält anschließend nur die auf ungefähr 100 Meter gerundeten Koordinaten, das ausgewählte Datum und technisch erforderliche Verbindungsdaten; Kundenname, Projekt-ID und Anmeldung werden nicht übermittelt. Wetterangaben können stattdessen jederzeit manuell erfasst werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für eine nachvollziehbare Baustellendokumentation; der externe Abruf ist freiwillig.

Bei gebäudetechnischen Leistungen, Heizungsmodernisierungen und Fördervorbereitungen verarbeiten wir insbesondere technische Gebäudedaten, Objektangaben, Fotos, Pläne, bestehende Anlagendaten, Energieverbräuche, Rechnungsdaten, Förderangaben, Eigentums- und Nutzungsinformationen sowie Dokumente, die für Angebot, Planung, Ausführung, BzA, BnD, Fachunternehmererklärungen oder Abrechnung erforderlich sind.

Soweit Sie eine KfW-Heizungsförderung nutzen möchten, verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Daten zur Vorbereitung, technischen Prüfung, Erstellung von Bestätigungen und Unterstützung der Nachweise. Die Antragstellung erfolgt, soweit die KfW dies verlangt, durch die antragstellende Person selbst im Kundenportal „Meine KfW".

Empfänger können in Förderfällen insbesondere die KfW, das Kundenportal „Meine KfW", Energieeffizienz-Experten, Fachplaner, Hersteller, Großhändler, Netzbetreiber, Schornsteinfeger, Finanzierungs- oder Zahlungsdienstleister sowie öffentliche Stellen sein, soweit dies zur Durchführung des Auftrags oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Bei Anlage eines Kundenkontos verarbeitet die jeweilige Anwendung die für ihre Funktionen erforderlichen Login-, Stamm-, Kommunikations-, Angebots-, Auftrags-, Dokument-, Rechnungs-, Zahlungsstatus- und Protokolldaten. Für Schöning Gebäudetechnik und Schöning Gebäudeenergie bestehen getrennte Kundenkonten und Anmeldungen. Daten aus einer Anwendung werden nicht automatisch in der anderen sichtbar. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur sicheren Kontozuordnung und Sitzungsverwaltung.

Wenn ein Vertrag elektronisch bereitgestellt oder angenommen wird, verarbeiten wir die Vertrags- und Auftragsdaten, den eingegebenen Namen der unterzeichnenden Person, die bestätigten Dokumentfassungen, die Wahl zum Leistungsbeginn vor Ablauf der Widerrufsfrist, Zeitstempel, technische Protokolldaten und die IP-Adresse. Zusätzlich speichern wir Prüfwerte der Dokumente und des Vertragspakets, um die Unverändertheit und den Ablauf nachweisen zu können. Der geheime Zugangslink wird nicht im Klartext gespeichert.

Die Verarbeitung erfolgt zur Anbahnung und Durchführung des Vertrags nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie zur Dokumentation, Integritätssicherung und Rechtsverteidigung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Vertrags- und Nachweisdaten werden entsprechend den für den Vertrag und seine Abrechnung geltenden Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen gespeichert.

Soweit eine Online-Zahlungsart angeboten und von Ihnen ausgewählt wird, können Stripe oder PayPal eingesetzt werden. Je nach Zahlungsart werden insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsdaten, Betrag, Bestell- oder Rechnungsnummer, Zahlungsstatus und die zur Zahlung erforderlichen Daten verarbeitet. Bei einem PayPal-Zahllink werden Daten erst an PayPal übermittelt, wenn Sie den Link aufrufen. Zahlungsdienstleister verarbeiten einen Teil der Daten in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; gesetzlich erforderliche Zahlungs- und Buchungsnachweise werden nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO verarbeitet.

Rechnungsstellung, Belegverwaltung und Buchhaltung erfolgen in unserer eigenen Plattform. Finalisierte Rechnungen aus Schöning Gebäudeenergie können hierfür zweckgebunden als unveränderlicher Rechnungssnapshot einschließlich PDF in den Buchhaltungsbereich von Schöning Gebäudetechnik übertragen werden; Rechnungsentwürfe werden nicht automatisch übertragen. Dabei verarbeiten wir Stamm-, Vertrags-, Leistungs-, Rechnungs-, Beleg-, Kontierungs- und Zahlungsdaten zur Vertragsdurchführung sowie zur Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Pflichten. Soweit erforderlich, übermitteln wir die notwendigen Daten an Steuerberater, Kreditinstitute oder Finanzbehörden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.

Wird ein Bankabgleich aktiviert, werden Kontostammdaten und Kontoumsätze ausschließlich zum Abruf, zur Anzeige und zur Zuordnung zu Belegen verarbeitet. Es werden keine Zahlungen ausgelöst. Die Anbindung erfolgt erst nach gesonderter Freigabe eines benannten, regulierten Kontoinformationsdienstes oder einer Bank-Schnittstelle; vor Aktivierung wird diese Datenschutzerklärung um den konkreten Anbieter ergänzt. Steuerdaten werden erst nach Freigabe der jeweiligen Funktion über die offizielle ERiC-Schnittstelle verschlüsselt an die Finanzverwaltung übermittelt.

Als vorgesehener Kontoinformationsanbieter für die mandantenfähige HandWerft-Software wird BANKSapi Technology GmbH mit dem Produkt BANKS/Connect geprüft. Die BANKS/Connect-Anbindung ist derzeit technisch deaktiviert; es werden darüber weder Bankzugänge angelegt noch Kontostammdaten oder Kontoumsätze abgerufen oder übermittelt. Vor einer Aktivierung werden insbesondere Produktvertrag, Vertrags- und Rollenlage, Rechtsgrundlage, Auftragsverarbeitung, Unterauftragnehmer, Speicherorte, Löschfristen, Betroffeneninformation sowie die produktiven Authentifizierungs- und Rückkehrverfahren geprüft und dokumentiert. ONE/Connect ist nicht als SaaS-Produkt vorgesehen. Bestehende lokal gespeicherte Bankdaten bleiben unabhängig davon lesbar.

Bei Nutzung von IDS Connect oder SHK Connect werden die für das ausgewählte Großhändlerprofil erforderlichen betrieblichen Zugangsdaten sowie Suchbegriffe, Artikelnummern, Produkt- und Warenkorbdaten, Mengen und Angebotsreferenzen an den ausgewählten Großhändler oder Verzeichnisdienst übermittelt. Kundennamen und Kundenanschriften werden durch die IDS-Schnittstelle nicht planmäßig übermittelt. Die Anbindung wird nur durch berechtigte Beschäftigte eingerichtet und verwendet. Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert und nicht an das Frontend zurückgegeben.

Soweit die Übermittlung zur Angebotserstellung, Beschaffung oder Vertragsdurchführung erforderlich ist, beruht sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; betriebliche Katalog- und Prozessabfragen erfolgen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Es gelten ergänzend die Datenschutzhinweise des jeweils ausgewählten Großhändlers oder Verzeichnisdienstes.

Soweit eine KI-Funktion ausdrücklich freigeschaltet ist, kann Anthropic als Auftragsverarbeiter eingesetzt werden, um intern Entwürfe für Angebote, Produktzuordnungen oder technische Vorschläge zu erstellen. Hierbei können die für den jeweiligen Zweck erforderlichen Anfrage-, Projekt-, Produkt- und Freitextdaten übermittelt werden. Die Ergebnisse werden nicht automatisch an Kunden versendet und vor einer Verwendung durch einen Menschen geprüft; es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung statt.

Die Funktion bleibt ohne dokumentierte Freigabe von Auftragsverarbeitung, Drittlandtransfer und Löschkonzept technisch gesperrt. Für die Anthropic API gelten der Datenverarbeitungsvertrag und, soweit erforderlich, Standardvertragsklauseln. Daten können außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA, verarbeitet oder gespeichert werden. Rechtsgrundlage ist je nach Vorgang Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.

Für den Versand und Empfang von E-Mails nutzen wir IONOS SE. Dabei werden Absender- und Empfängerdaten, Betreff, Nachrichteninhalt, Anhänge und technische Zustellinformationen verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung von Anfragen und Durchführung von Verträgen nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie zur sicheren und nachvollziehbaren Geschäftskommunikation nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit IONOS Daten in unserem Auftrag verarbeitet, ist ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO erforderlich.

Wir verwenden technisch notwendige Cookies für Anmeldung, Sitzungsverwaltung und Schutz vor unberechtigten Anfragen. Diese Cookies sind für den sicheren Betrieb erforderlich. Nicht notwendige Analyse- oder Marketing-Technologien werden nur nach wirksamer Einwilligung eingesetzt. Derzeit setzt die Website keine Analyse- oder Marketing-Tools ein.

Bei Empfängern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt eine Übermittlung nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO vorliegen, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien wie Standardvertragsklauseln. Informationen zu den jeweils eingesetzten Garantien können unter der in Abschnitt 1 genannten E-Mail-Adresse angefordert werden.

• netcup GmbH – Hosting, Datenbank, Dateispeicher und Serverbetrieb
• IONOS SE – E-Mail-Kommunikation
• Stripe und PayPal – Zahlungsabwicklung, soweit ausgewählt
• Anthropic – interne KI-Unterstützung, nur bei aktivierter und freigegebener Funktion
• Apple – Geocoding einer Baustellenadresse nur nach ausdrücklicher Einzelbestätigung in der FeldApp
• Open-Meteo – Wetterdaten zu gerundeten Koordinaten und Datum nur nach ausdrücklicher Einzelbestätigung
• ausgewählte Großhändler und SHK-Verzeichnisdienste – Lieferantenanbindung
• Steuerberater, Kreditinstitute und Finanzbehörden – Rechnungen, Zahlungen, Buchhaltung und Steuermeldungen
• KfW und Kundenportal „Meine KfW" – Förderabwicklung, soweit einschlägig
• DIBt/GEG-Registrierstelle – soweit für Energieausweise einschlägig
• Hersteller, Fachplaner, Schornsteinfeger, Netzbetreiber und sonstige Projektbeteiligte – soweit für die Leistung erforderlich
• Behörden, Gerichte, Rechtsberater oder Aufsichtsstellen – soweit rechtlich erforderlich

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Die Speicherdauer technischer Zugriffs- und Sicherheitsprotokolle richtet sich nach der dokumentierten Konfiguration der Hosting- und Plattformumgebung und wird regelmäßig überprüft; bei einem konkreten Sicherheitsvorfall können relevante Nachweise bis zu dessen Klärung zweckgebunden gesichert werden. Nicht abgeschlossene Anfragen werden nach festgelegten Prüffristen gelöscht oder anonymisiert, soweit keine Anschlusskommunikation, Einwilligung oder andere Rechtsgrundlage besteht.

Vertrags-, Rechnungs-, Buchhaltungs- und steuerliche Daten werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert. Projektunterlagen, technische Nachweise, Förderunterlagen und Dokumentationen werden so lange gespeichert, wie sie für Vertragsdurchführung, Mängelrechte, Nachweisführung, Förderprüfung oder Rechtsverteidigung erforderlich sind. Danach werden Daten gelöscht oder anonymisiert, soweit keine weitere Rechtsgrundlage besteht.

Sie haben nach Maßgabe der DSGVO das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für unseren Sitz ist insbesondere die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg, Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow, E-Mail: Poststelle@LDA.Brandenburg.de, zuständig.

Die Bereitstellung bestimmter Daten ist erforderlich, damit wir Anfragen bearbeiten, Angebote erstellen, Verträge durchführen, Förderunterlagen vorbereiten, Energieausweise erstellen, Rechnungen stellen oder gesetzliche Pflichten erfüllen können. Ohne erforderliche Angaben kann die gewünschte Leistung möglicherweise nicht oder nicht vollständig erbracht werden. Eine gesetzliche Pflicht zur Nutzung eines Kundenkontos besteht nicht.

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Missbrauch, unbefugten Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen. Dazu gehören insbesondere TLS-verschlüsselte Übertragung, gehashte Passwörter, verschlüsselte Integrationszugänge, rollenbasierte Berechtigungen, zeitlich begrenzte und nur gehasht gespeicherte Zugangslinks, Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge, Datensicherungen sowie regelmäßige Aktualisierungen und Wiederherstellungstests.